§1 Informacje ogólne

1. Administratorem danych osobowych (a w przypadku danych powierzonych przez Użytkowników – procesorem) przetwarzanych za pośrednictwem Aplikacji jest spółka Tax Safe p. z o.o. z siedzibą w Sopocie, ul. Leśna 1, 81-876 Sopot, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000530858, posiadającą nr NIP 5851469691 oraz REGON 360101966 (dalej jako Spółka).
2. Spółka wyznaczyła osobę do nadzoru nad bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych oraz zapewnieniem realizacji wszelkich praw przewidzianych dla osób, tj. Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem jest możliwy pod adresem korespondencyjnym wspomnianym powyżej oraz pod adresem email: biuro@taxsafe.pl
3. Użyte w niniejszym dokumencie pojęcia oznaczają:

• Aplikacja – aplikacja TaxSync;
• Spółka – Tax Safe p. z o.o. z siedzibą w Sopocie, ul. Leśna 1, 81-876 Sopot, będąca Administratorem danych lub Podmiotem przetwarzającym w zależności od wybranego zakresu usług;
• Usługi- usługi świadczone przez Spółkę, dostępne w Aplikacji;
• Użytkownik – użytkownik Aplikacji, który posiada założone konto;
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

4. Spółka przetwarza dane osobowe Użytkowników Aplikacji, w ramach obsługiwania następujących funkcjonalności:

• Moduł finanse i księgowość
• Moduł Kadry i płace
• Moduł Magazyn
• Moduł Sztuczna Inteligencja
• Moduł Integracje
• Moduł Nowoczesne Funkcje i Rozwój

5. Dostępność poszczególnych Usług jest uzależniona od wyboru dostępnych pakietów spośród: BASIC, PRO i PREMIUM.

 

§2 Zakres przetwarzania danych przez Spółkę jako Administrator i jako Podmiot Przetwarzający

 

1. Spółka jest administratorem danych Użytkowników Aplikacji tj. danych podawanych przy okazji zakładania kont w Aplikacji, wykorzystywanych do prowadzenia korespondencji oraz w ramach działań marketingowo-promocyjnych.
2. Spółka pełni rolę podmiotu przetwarzającego w stosunku do danych osobowych wprowadzonych przez Użytkownika do Aplikacji. Wszelkie przetwarzanie tak powierzonych danych prowadzone jest na zasadach określonych w art. 28 i n. RODO.

 

§3 Podstawy prawne i okres przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe Użytkowników korzystających z Aplikacji przetwarzane będą w następujących celach:
2. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści i narzędzi gromadzonych w Aplikacji – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO);
3. w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w Aplikacji– podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
4. w celu realizacji obowiązków prawnych nałożonych na Spółkę, w tym przede wszystkim obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
5. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz oraz w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie – podstawą prawną przetwarzania danych obowiązkowych jest prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej; w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
6. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
7. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
8. w celu realizacji działań marketingowych polegających na przesyłaniu informacji handlowych różnymi kanałami, w tym za pośrednictwem poczty e-mail (w tym w formie newslettera) oraz drogą SMS/MMS, zawierających informacje o interesujących ofertach lub treściach dotyczących produktów i usług Spółki lub produktów i usług dostępnych do nabycia w Aplikacji. Takie działania są podejmowane przez Spółkę wyłącznie w przypadku, gdy Użytkownik wyraził na nie zgodę, którą może wycofać w dowolnym momencie.
9. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres ważności umowy o świadczenie Usług, a następnie przez właściwy okres przedawnienia roszczeń, za wyjątkiem danych przetwarzanych w celu realizacji obowiązków prawnych (pkt 1 lit. c powyżej), które to dane będą przetwarzane okres posiadania konta Użytkownika dla celów związanych z obsługą konta w Aplikacji oraz związanych z nim funkcjonalności, jak również do celów marketingowych.
10. W przypadku danych przekazanych w celach marketingowych dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody.
11. W przypadku danych powierzonych do przetwarzania, zasady i okres przechowywania danych został określony w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania stanowiącej Załącznik do Regulaminu.

 

§4 Sposób przetwarzania danych osobowych

1. Spółka zastrzega sobie prawo przekazywania danych osobowych podmiotom trzecim – w szczególności podwykonawcom oraz dostawcom usług wykorzystywanych w ramach działania Aplikacji (np. operatorom centrów danych, dostawcom systemów informatycznych czy aplikacji służących do obsługi klienta). Dane te są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego świadczenia, a każdy z takich podmiotów jest zobowiązany do stosowania odpowiednich środków ochrony i zasad zapewniających bezpieczeństwo powierzonych danych.
2. Należy również wskazać, że Spółka może być prawnie zobowiązana do udostępnienia przetwarzanych danych osobowych właściwym organom i instytucjom publicznym, takim jak sądy, prokuratura, organy ścigania, administracja skarbowa oraz inne podmioty uprawnione na mocy obowiązujących przepisów prawa.
3. Spółka informuje, iż powierzone jej dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Zawierając umowy z podmiotami przetwarzającymi dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Spółka dokłada należytej staranności, aby zapewnić danym możliwie najwyższy poziom ochrony. W szczególności Spółka współpracuje z kontrahentami stosującymi standardowe klauzule umowne lub wiążące reguły korporacyjne, zatwierdzone zgodnie z wymogami RODO.

 

§5 Konsekwencje niepodania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne w celu skorzystania z Usług świadczonych za pośrednictwem Aplikacji. Brak podania danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe będzie skutkować brakiem możliwości realizacji usług.

 

 

§6 Prawa osób których dane są przetwarzane

W związku z przetwarzaniem danych osobowych w Aplikacji, Użytkownikom przysługuje prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• żądania sprostowania (poprawienia) przetwarzanych danych osobowych,
• żądanie do przeniesienia danych,
• żądania usunięcia swoich danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania, a także sprzeciwu ich przetwarzania, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Spółkę z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji uznania, że Spółka dopuszcza się nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych.

 

 

§7 Zasady wykorzystywania Plików Cookies

 

1. W ramach funkcjonowania Aplikacji wykorzystywane są pliki Cookies, w celu gromadzenia informacji związanych z korzystaniem z Aplikacji przez Użytkownika. Pliki cookies umożliwiają m.in.:
   • dostosowanie prezentowanych treści, do indywidualnych preferencji i potrzeb Użytkowników, ułatwiając tym samym korzystanie z Aplikacji;
   • zbieranie i analizę danych statystycznych o ruchu internetowym Użytkowników, co pozwala ulepszać działanie Aplikacji i poprawiać jakość prezentowanych treści;
   • zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji na urządzeniu Użytkownika, w szczególności utrzymania sesji strony internetowej i wprowadzonych danych.
2. W ramach Aplikacji stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
   1. „niezbędne” pliki cookies, umożliwiając korzystanie z usług dostępnych w ramach Aplikacji,
   2. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa,
   3. ,,analityczne’’ pliki cookies umożliwiające zliczanie wizyt użytkowników oraz analizowanie ich zachowania,
   4. ,,reklamowe’’ pliki cookies pozwalające na dopasowanie wyświetlanych treści reklamowych do zainteresowań Użytkowników w ramach Aplikacji oraz poza Aplikacją. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem reklamowych plików cookies przez Spółkę w tym celu jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana za pośrednictwem tej platformy.
3. Użytkownik może samodzielnie zarządzać zakresem tworzenia plików cookies, w szczególności może zablokować umieszczanie plików cookies na urządzeniu końcowym, a także modyfikować zakres ich używania np. poprzez wymaganie każdorazowego informowania Użytkownika o umieszczeniu na urządzeniu plików cookies.
4. Usunięcie lub zablokowanie możliwości tworzenia plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika może spowodować istotne ograniczenia w korzystaniu z Aplikacji lub nawet je uniemożliwić.

 

§8 Postanowienia końcowe

1. 1. Spółka zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Polityce prywatności poprzez publikację aktualnej wersji na stornie Aplikacji.
   2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką prywatności zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności RODO.
   3. Informacje o zmianach polityki prywatności zostaną przekazane osobom, które udostępniły stosowne zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie pozwalającym na przesłanie im przez Spółkę stosownej informacji za pośrednictwem wiadomości e-mail.
   4. Niniejsza polityka prywatności wchodzi w życie wraz z dniem 20.12.2025

 

 

Klauzula kontrahenci (CEIDG)

Klauzula informacyjna osoby występujące w imieniu stron